3C部落客鄭蛋蛋,現任Yahoo!奇摩3C頻道專欄作家,LINE Q駐站科技專家,強調簡單易懂,以消費者為出發點去分析產品的優劣。曾擔任電腦應用展講師,科技趨勢金獎評審。合作提案歡迎寄到egg3c@yahoo.com.tw

企業內部溝通好工具 - ChatWork初體驗

2015/07/14

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以企業公司為主要使用者目標,ChatWork這個溝通工具定位其實很明確,尤其是在台灣自從MSN收掉以後,大家慢慢的開始轉向使用LINE來交代跟溝通種種的公事。但是這樣真的好嗎?本來以社群為主的LINE,同時又是同事跟主管吩咐你的管道,當公事跟私事混在一起時,有時候反而壓力大多於帶給你的便利性。也因此,藉由ChatWork的誕生,今天要讓你了解其實還有更適合,更專業的選擇。

 

 

ChatWork在台灣舉辦了一場小型的部落客體驗會,透過日本官方人員來跟大家親自說明ChatWork的特色

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ChatWork的目的是改變世界工作的方式,簡單說你可以說它是企業版的LINE,全球有183個國家跟超過73,000個企業採用

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平常我們在公司,要講話我們會打電話,要傳送資料我們會用Email,要視訊我們可能會用Skype,想像若是一個專案透過這麼多不同的平台去溝通,突然要尋找此專案的某個資訊時,你會需要花費很多時間在不同的平台去搜尋,這就是ChatWork試著要去解決的問題,讓所有的溝通訊息都在同一個平台上,讓員工可以統一在一個平台去溝通,分享資訊

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所以在沒有使用ChatWork以前,一天光是花在電話,會議以及email的時間高達6個小時

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透過ChatWork的整合以後,一天僅需要花費2.8小時在這些通訊工具上,將工作的時間還給你讓你可以有更多的時間去發想創意,企劃撰寫

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日本已有多家企業使用ChatWork得心應手,包括日本知名電信公司au Kddi

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這就是ChatWork的介面,你可以輕鬆的建立群組交談,並且分享檔案,在右手邊是個人工作管理規劃

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建立各式各樣的群組交談,業務組,行銷組,主管組,技術組,相信大家在工作都有經驗會需要跟不同的群組共同討論跟溝通以及分享檔案,透過ChatWork有條有理的分類,而且不跟私人訊息混在一起,真的是乾淨許多啊

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你是否也有過委託同事協助,口頭跟email都發了,對方還是忘記呢?透過ChatWork的介面,除了可以新增自己的工作項目外,還可以指定工作項目給同事,而且在右手邊的獨立顯示非常明顯,完成了可按"完成"就會消失,也可以單獨顯示自己負責的工作項目,非常人性化

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在ChatWork裡,你可能在各個群組有分享或是收到不同的檔案,在統一的檔案管理,可以一次查看所有的檔案清單,若檔案過多可以透過關鍵字的搜尋來過濾,有效率的找出需要的資料並且好管理

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ChatWork提供視訊服務,不只是電腦,透過手機的ChatWork APP也可以達成

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蛋蛋在公司目前是使用Skype來做公事的溝通,每當要搜尋某天某日跟某位同事交談的內容就非常的痛苦,在ChatWork上可以透過關鍵字快速搜尋,甚至檔案名稱也會一起被做為關鍵字比對,真的非常聰明

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為什麼以上溝通的訊息不透過email呢?其實正式的外部溝通當然還是建議使用email,但是內部溝通其實很多時候是可以透過ChatWork來完成,除了即時迅速,也可以解決郵件本身的一些困擾,如傳送檔案的大小限制,不容易查看歷史等問題

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尤其是在每天公司本身就有許多公告信件跟大量的群組信件,有時候反而重要的訊息會不小心被忽略

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email誤傳有時候會造成重大損失也是一個非常大的問題,雖然郵件有回收功能,但不見得一定能成功,而ChatWork的訊息傳送若發現為誤傳,使用者是可以馬上即時刪掉,避免尷尬或甚至嚴重的損失

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那麼在工作上使用LINE跟ChatWork有什麼不同呢,官方整理出一個簡單的表格讓你一目瞭然,最重要的部份就是公私分明,蛋蛋曾經待過一間公司,高層主管非常喜愛用LINE來交代公事給下屬,而且不分上下班時間,導致大家下班後也不時的待命著看著手機,深怕錯失主管交代的事件,真的是一個蠻恐怖的文化,使用ChatWork在這方面沒有此困擾,而且也沒有已讀通知來造成壓力,工作項目可以清楚的建立跟指定負責人,而且所有的對話都可以同步在不同的裝置上

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接著就是親自體驗的時間啦,當天部落客被分成兩組,此為美少女紅隊

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我是分配在帥哥滿載的白隊

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當時的活度就是大家都要透過ChatWork來做一個推理故事的遊戲猜迷,透過群組溝通來找出最後的故事中的兇手是誰

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在過程中我們充份的利用了群組交談的功能,關鍵字快速搜尋,去找出最找主持人提供給我們的提示

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整天體驗下來後,我對ChatWork的提升效率印象很深刻,因為我一直覺得在公司用Skype來溝通公事蠻痛苦的,尤其是在搜尋一些過往對談歷史,ChatWork在這一方面做的真的很強,因為它的關鍵字比對速度非常的神速,在公司上就是求效率,ChatWork在各方面都以企業內部如何溝通跟執行工作最有效率,工作項目的建立跟分配也是我覺得非常適合企業環境使用的功能,那個真的遠比Office的工作項目來的容易理解跟上手,也有效的幫助彼此不再遺忘被交代的工作項目。ChatWork目前對一般小型公司的規模來說是免費的,最多可高達14人交談,若你的公司規模再大一點的話計可能要考慮付費的方案了。當然我個人會建議先試用看看,註冊帳號都是免費的,若你用的上手後並且需要更多進階功能如管理使用者帳號等功能再考慮採用個人或是企業方案吧 (有月繳跟年繳的方案)。

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